Константин Тыквинский
Как автоматизировать заполнение договоров без конструктора
В современных компаниях часто возникает необходимость автоматизировать создание документов, особенно таких, как договоры. Обычно для этих целей используются специализированные приложения-конструкторы документов, которые позволяют генерировать договоры на основе шаблонов. Однако не всегда есть возможность или необходимость использовать такие программы. Альтернативой может стать использование встроенных возможностей Microsoft Word: с помощью макросов можно создать систему, которая автоматически собирает договоры в зависимости от выбора пользователя.
Почему мы выбрали Microsoft Word
Microsoft Word оказался отличной альтернативой приложению-конструктору документов по нескольким причинам.
Доступность и привычность. Word установлен на большинстве компьютеров, а сотрудники компаний уже хорошо знакомы с ним. Это делает процесс автоматизации удобным и не требует дополнительных затрат на обучение персонала.
Гибкость. Word позволяет создавать сложные шаблоны с элементами автоматизации, такими как выпадающие списки и управляющие команды (макросы), которые можно легко адаптировать под нужды конкретной компании.
Экономичность. Использование Word и макросов не требует приобретения дополнительного программного обеспечения. Все настройки производятся в рамках стандартных функций Word, что снижает затраты на разработку.
Microsoft Word оказался отличной альтернативой приложению-конструктору документов по нескольким причинам.
Доступность и привычность. Word установлен на большинстве компьютеров, а сотрудники компаний уже хорошо знакомы с ним. Это делает процесс автоматизации удобным и не требует дополнительных затрат на обучение персонала.
Гибкость. Word позволяет создавать сложные шаблоны с элементами автоматизации, такими как выпадающие списки и управляющие команды (макросы), которые можно легко адаптировать под нужды конкретной компании.
Экономичность. Использование Word и макросов не требует приобретения дополнительного программного обеспечения. Все настройки производятся в рамках стандартных функций Word, что снижает затраты на разработку.
Как работает система автоматизации
Мы реализовали автоматизацию формирования договоров с помощью макросов в Microsoft Word, заменив традиционную генерацию документов на основе шаблонов приложений-конструкторов. Процесс формирования договора становится полностью автоматизированным и интуитивно понятным для пользователей.
Мы реализовали автоматизацию формирования договоров с помощью макросов в Microsoft Word, заменив традиционную генерацию документов на основе шаблонов приложений-конструкторов. Процесс формирования договора становится полностью автоматизированным и интуитивно понятным для пользователей.
1. Шаблоны и выпадающие списки.
В документе были созданы шаблоны с динамическими элементами. Например, с помощью встроенных выпадающих списков пользователи могут выбирать среди заранее согласованных и утвержденных необходимые для конкретной сделки параметры: варианты расчетов, ставку НДС или условия предоставления авансов.
В документе были созданы шаблоны с динамическими элементами. Например, с помощью встроенных выпадающих списков пользователи могут выбирать среди заранее согласованных и утвержденных необходимые для конкретной сделки параметры: варианты расчетов, ставку НДС или условия предоставления авансов.
2. Автоматическая сборка документа.
В зависимости от выбора пользователя в выпадающих списках документ автоматически собирается. Это означает, что нужные блоки текста появляются, а неактуальные скрываются. Например, при выборе варианта "Смешанной оплаты" в разделе о порядках оплаты, система автоматически вставляет соответствующие условия и исключает другие, не актуальные для расчетов блоки условий.
В зависимости от выбора пользователя в выпадающих списках документ автоматически собирается. Это означает, что нужные блоки текста появляются, а неактуальные скрываются. Например, при выборе варианта "Смешанной оплаты" в разделе о порядках оплаты, система автоматически вставляет соответствующие условия и исключает другие, не актуальные для расчетов блоки условий.
3. Макросы, управляющие содержанием документа.
Макросы, настроенные в документе, обеспечивают динамическую сборку договора. Они следят за выбором пользователя и автоматически обновляют текст договора, чтобы он соответствовал заданным условиям. Например, если выбран вариант "Договор составлен в двух экземплярах", отображаются исключительно блоки, касающиеся условий подписания конкретного типа соглашения.
Макросы, настроенные в документе, обеспечивают динамическую сборку договора. Они следят за выбором пользователя и автоматически обновляют текст договора, чтобы он соответствовал заданным условиям. Например, если выбран вариант "Договор составлен в двух экземплярах", отображаются исключительно блоки, касающиеся условий подписания конкретного типа соглашения.
4. Простота и скорость.
Пользователю достаточно сделать несколько простых выборов в выпадающих списках, и документ автоматически обновляется. Раз – и готово! Кроме того, макросы сами посчитают проценты, суммы или сроки и проследят за тем, чтобы они были везде правильно и единообразно указаны. Это экономит время и снижает риск ошибок, связанных с ручным внесением данных.
Пользователю достаточно сделать несколько простых выборов в выпадающих списках, и документ автоматически обновляется. Раз – и готово! Кроме того, макросы сами посчитают проценты, суммы или сроки и проследят за тем, чтобы они были везде правильно и единообразно указаны. Это экономит время и снижает риск ошибок, связанных с ручным внесением данных.
Вывод
Автоматизация формирования договоров с помощью макросов в Microsoft Word — это отличная альтернатива традиционным приложениям-конструкторам документов. Данный подход позволяет гибко настроить систему под нужды компании, минимизировать затраты и повысить эффективность работы с документами. Благодаря встроенным возможностям автоматизации Microsoft Word становится мощным инструментом для создания и управления договорами, адаптированными под конкретные условия и потребности бизнеса.
Автоматизация формирования договоров с помощью макросов в Microsoft Word — это отличная альтернатива традиционным приложениям-конструкторам документов. Данный подход позволяет гибко настроить систему под нужды компании, минимизировать затраты и повысить эффективность работы с документами. Благодаря встроенным возможностям автоматизации Microsoft Word становится мощным инструментом для создания и управления договорами, адаптированными под конкретные условия и потребности бизнеса.