Лидия Печерина
Как интегрировать процессы закупки от планирования потребности до исполнения договора в один понятный для всех сотрудников регламент?
Регламент закупок — это важный инструмент, который помогает сделать процесс закупки более организованным, прозрачным и соответствующим законодательству. Однако часто такие документы оказываются слишком сложными и неудобными в использовании. Что с этим не так и почему стоит навести порядок?
Проблемы непроработанных регламентов
- Текст сложен и перегружен. Регламент наполнен юридическими терминами, а структура настолько беспорядочна и нелогична, что нужную информацию сложно найти.
- Непонятные зоны ответственности. Сложно разобраться, кто за что отвечает. На деле нередко выходит, что никто и ни за что.
- Отсутствие четких процедур. Когда нет четких инструкций, сотрудники вынуждены действовать на свое усмотрение, что снижает прозрачность процесса.
- Регламент не учитывает реальную практику. Иногда документ содержит слишком жесткие требования, которые трудно соблюдать в повседневной работе.
Бизнесу необходим хорошо налаженный процесс. Документ здесь вторичен – это лишь инструмент, но именно хорошо составленный регламент может значительно упростить жизнь всем сотрудникам, работающим с закупками, снизить количество ошибок и ускорить процесс.
Признаки понятного регламента
1. Простой и доступный язык
Не нужно перегружать текст сложными терминами. Если их невозможно избежать, значит, их стоит разъяснить. Например, в конце документа разместить глоссарий, а в тексте можно использовать всплывающие подсказки возле специальных терминов.
Сделать понятный пользователю документ проще и дешевле, чем потом проводить обучающие тренинги по нему.
Не нужно перегружать текст сложными терминами. Если их невозможно избежать, значит, их стоит разъяснить. Например, в конце документа разместить глоссарий, а в тексте можно использовать всплывающие подсказки возле специальных терминов.
Сделать понятный пользователю документ проще и дешевле, чем потом проводить обучающие тренинги по нему.
2. Четкая структура
Документ должен быть разбит на разделы, чтобы легко в нем ориентироваться. Если разделить процесс закупки на этапы, которые будут коррелировать с разделами самого документа (планирование, выбор поставщика, подписание договора и т. д.), работать с таким документом станет удобнее.
Одной из полезных опций документа также может стать кликабельное оглавление, которое позволяет сразу переходить к нужной части.
Документ должен быть разбит на разделы, чтобы легко в нем ориентироваться. Если разделить процесс закупки на этапы, которые будут коррелировать с разделами самого документа (планирование, выбор поставщика, подписание договора и т. д.), работать с таким документом станет удобнее.
Одной из полезных опций документа также может стать кликабельное оглавление, которое позволяет сразу переходить к нужной части.
3. Наглядные элементы
Диаграммы, схемы, таймлайны и таблицы — это отличный способ показать, как работает процесс, кто за что отвечает и какие шаги нужно предпринять на каждом этапе.
Диаграммы, схемы, таймлайны и таблицы — это отличный способ показать, как работает процесс, кто за что отвечает и какие шаги нужно предпринять на каждом этапе.
4. Ясность в вопросах ответственности
В регламенте должно быть четко прописано, кто за что отвечает на каждом этапе закупки. Это исключит путаницу и перекладывание ответственности.
Например:
В регламенте должно быть четко прописано, кто за что отвечает на каждом этапе закупки. Это исключит путаницу и перекладывание ответственности.
Например:
5. Ориентированность на реальную практику
Регламент должен отражать то, как на самом деле работают закупки в компании. Процедуры не должны быть сложнее, чем нужно для выполнения задач.
Регламент должен отражать то, как на самом деле работают закупки в компании. Процедуры не должны быть сложнее, чем нужно для выполнения задач.
6. Прозрачные критерии и четкие инструкции
Для каждого этапа должны быть прописаны четкие критерии (например, как выбирать поставщика) и пошаговые инструкции. В идеале процесс должен быть таким, чтобы его можно было описать алгоритмом в виде нескольких блок-схем. И это полезный задел на будущую автоматизацию.
Например:
Для каждого этапа должны быть прописаны четкие критерии (например, как выбирать поставщика) и пошаговые инструкции. В идеале процесс должен быть таким, чтобы его можно было описать алгоритмом в виде нескольких блок-схем. И это полезный задел на будущую автоматизацию.
Например:
7. Конкретные сроки и шаги
На каждом этапе процесса должны быть указаны конкретные сроки и действия, которые необходимо предпринять, если что-то пошло не так.
На каждом этапе процесса должны быть указаны конкретные сроки и действия, которые необходимо предпринять, если что-то пошло не так.
8. Гибкость и адаптивность
Процесс должен быть гибким, чтобы учитывать разные сценарии — например, закупки для разных видов товаров и услуг. Также важно предусмотреть регулярное обновление регламента, чтобы он оставался актуальным.
Процесс должен быть гибким, чтобы учитывать разные сценарии — например, закупки для разных видов товаров и услуг. Также важно предусмотреть регулярное обновление регламента, чтобы он оставался актуальным.
9. Примеры и обучение
Хорошо, если в документе есть примеры типичных ситуаций и пояснения, как с ними справляться. Еще одно отличное решение – подготовить обучающие материалы, к которым сотрудники смогут обращаться в любой момент.
Хорошо, если в документе есть примеры типичных ситуаций и пояснения, как с ними справляться. Еще одно отличное решение – подготовить обучающие материалы, к которым сотрудники смогут обращаться в любой момент.
Как разработать такой регламент?
Как ни парадоксально, несмотря на интуитивно понятные правила разработки подобных регламентов, на практике нередко получаются совершенно не работающие монстры. Кажется, вся хитрость в том, чтобы в попытках объять необъятное и погоне за юридической безукоризненностью не утратить здравый смысл. Напомним главное: регламент закупок – это инструмент, справочник, помощник (и иногда – учебник) сотрудника. Но он не исправит и не заменит хромающий бизнес-процесс и не убережет от вытекающих из этого рисков. Поэтому мы рекомендуем идти от главного – от настройки процесса.
Вот какие шаги необходимо предпринять.
Вот какие шаги необходимо предпринять.
1. Оцените текущий процесс
Определите, как сейчас происходит закупка и кто участвует на каждом этапе. Может быть, уже на этом этапе придется что-то подправить.
Определите, как сейчас происходит закупка и кто участвует на каждом этапе. Может быть, уже на этом этапе придется что-то подправить.
2. Разбейте процесс закупки на этапы
Например: планирование, формирование бюджета, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и завершение контракта.
Например: планирование, формирование бюджета, выбор поставщика, заключение договора, контроль исполнения и завершение контракта.
3. Разбейте процесс закупки на этапы
Укажите, кто за что отвечает. Например, отдел логистики — за получение товара, юристы — за проверку контракта.
Укажите, кто за что отвечает. Например, отдел логистики — за получение товара, юристы — за проверку контракта.
4. Установите сроки
На каждом этапе должны быть четкие дедлайны, чтобы процесс не затягивался.
На каждом этапе должны быть четкие дедлайны, чтобы процесс не затягивался.
5. Автоматизация и поддержка
Используйте IT-решения, чтобы упростить подачу заявок, автоматизировать процессы и напоминания.
Используйте IT-решения, чтобы упростить подачу заявок, автоматизировать процессы и напоминания.
6. Создайте документ
Используйте принципы понятного регламента: простота языка, четкая структура, визуальные элементы. Опишите все процессы, роли, сроки и результаты.
Используйте принципы понятного регламента: простота языка, четкая структура, визуальные элементы. Опишите все процессы, роли, сроки и результаты.
7. Обучите сотрудников
Проведите обучение, чтобы каждый понимал, каковы его роль и функционал в соответствии с регламентом.
Проведите обучение, чтобы каждый понимал, каковы его роль и функционал в соответствии с регламентом.
8. Мониторинг и совершенствование
Регулярно обновляйте регламент в соответствии с изменениями в бизнесе, технологиях и законодательстве.
Регулярно обновляйте регламент в соответствии с изменениями в бизнесе, технологиях и законодательстве.
Таким образом, разработка хорошо проработанного регламента — это действительно трудоемкий процесс, требующий тщательного анализа, планирования и вовлеченности всех участников. Однако затраченные усилия полностью окупаются, так как итоговый документ фактически становится работающим сводом правил для всей системы закупок.